Un assistant administratif est une personne capable de réaliser certaines tâches à votre place. Elle est sous vos ordres et peut aussi vous conseiller. Quels sont les avantages d’en avoir un ?

Aide supplémentaire dans les tâches importantes

Un assistant administratif aide son supérieur dans les tâches quotidiennes. Celui-ci peut lui confier toutes les tâches concernant l’administration et l’organisation. Les missions de ce professionnel varient d’une entreprise à une autre. Il peut en effet organiser les événements mis en place par la direction, s’occuper de la logistique. Il peut émettre son avis sur une situation donnée et proposer une solution adéquate.. Les tâches d’un assistant diffèrent de celles d’un adjoint. Ce dernier peut tout à fait remplacer un propriétaire d’entreprise dans la prise de décision. L’assistant administratif quant à lui, effectue les briefings nécessaires et rassemble certains éléments clés qui aideront son patron à à prendre des décisions.

Personne polyvalente dans l’entreprise

Une personne polyvalente est toujours nécessaire dans une entreprise. Elle possède des connaissances et des notions sur l’entreprise en général. En plus d’assurer la circulation de l’information entre les divers services, l’assistant administratif peut faire office de secrétaire et recevoir les appels téléphoniques. Il est également en mesure de s’occuper des diverses opérations comptables. Il possède aussi des notions de droit et peut aider chaque chef d’entreprise à établir des règles bien définies concernant l’administration. Dans ce cas précis il fait le travail d’un d’un assistant juridique.

Facilite l’organisation et les rendez-vous

Un assistant administratif doit être très performant dans l’organisation. Il planifie avec son hiérarchie les calendriers de la société. Il prévoit et organise les réunions, les événements tels que les réceptions, les rencontre sportives ainsi que les sorties des salariés entre autres. S’il travaille entant qu’ assistant d’un cadre d’une l’entreprise, il organise les rendez-vous et les classe par ordre de priorité et d’importance. Il assiste aux réunions du conseil d’administration et peut également représenter l’entreprise dans les autres manifestations ou événements.

Compétent dans les rédactions administratives

La compétence en rédaction administrative est très importante. L’assistant doit être capable de rédiger des lettres avec des structures particulières. Il est donc capable de communiquer avec vos différents clients selon la réglementation imposée. Le style de rédaction est très important dans le milieu de l’entreprise. Les échanges de lettres et de documents sont réguliers. L’assistant administratif peut par exemple rédiger des convocations pour l’assemblée générale des associés de l’entreprise. Il est aussi en mesure de écrire des contrats. Si vous êtes propriétaire d’entreprise, vous pouvez vous dispenser de certaines tâches comme la lecture des mails, le triage du courrier….

Sélection de votre agent assistant administratif

Il est conseillé d’avoir un assistant administratif qui maîtrise la plupart des pôles d’activité de votre entreprise ainsi que leur fonctionnement. Il va sans dire qu’il est important de choisir une personne qui ait les compétences requises. Elles se rapportent généralement à la parfaite connaissance des outils bureautiques, un bon esprit de synthèse ou encore à la maîtrise des techniques de prise de notes rapides parmi tant d’autres. Il est préférable de choisir des personnes ayant des compétences en gestion, secrétariat et communication. Elles doivent également maîtriser tous les mécanismes de votre secteur d’activité. L’expérience est également importante.

Par ailleurs,vous avez divers modes de recrutement à votre disposition tels que Internet, Pôle Emploi, les médias… Vous pouvez aussi faire appel à des entreprises spécialisées à l’instar de ISL Secretariat. Cette dernière est au service des particuliers, professionnels ou associations. Elle vous propose différents types de prestations : frappe et rédaction de documents, suivi des prospects, publireportage, retranscription audio…

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